Les entreprises effectuant leurs comptabilités à l'aide de logiciels doivent se mettre en conformité vis-à-vis des nouvelles dispositions définies en début d'année par la direction générale des impôts (DGI). L'instruction relative au contrôle des comptabilités informatisées, publiée le 24 janvier 2006 au journal officiel (13 L-1-06), est logiquement applicable dès aujourd'hui. Toutefois, l'information s'est un peu perdue, comme cela arrive parfois, ignorée au bord d'une route monopolisée par les mastodontes du type loi de finances. Conscients de ce déficit d'information, les inspecteurs du fisc font encore preuve de tolérance avec les entrepreneurs qu'ils contrôlent. Mais ces mesures de tolérance pourraient bientôt s'estomper.
L'instruction de la DGI porte sur l'organisation, la conservation et la présentation des données comptables réalisées sur support informatique. Elle énonce "les principales règles afférentes à la tenue de comptabilités informatisées sincères, régulières et probantes, car constituées d'écritures comptables intangibles après validation, numérotées chronologiquement, assurant la permanence du chemin de révision entre l'écriture et la pièce justificative qui en est à l'origine et faisant l'objet d'une clôture périodique des comptes conformément aux dispositions du plan comptable général". Dans les faits, pour être conformes, les entreprises doivent mettre en place une procédure périodique de figement des données dans un fichier "archives comptables" et de traçabilité des données (en instaurant des déclinaisons d'un fichier source. Par exemple : devis 1 puis 1-1, 1-2…). De manière à renforcer le caractère incontestable de l'archivage, l'administration conseille le recours à la signature électronique qui permet entre autre la non répudiation et l'horodatage des données. Logiquement, les éditeurs de logiciels s'emparent du sujet afin d'adapter leurs produits et intégrer des nouvelles fonctionnalités. Par exemple, les logiciels des lignes 30, 100 et 1000 de Sage répondent déjà à ces obligations.
L'objectif est de renforcer les moyens de vérification de l'administration en cas de contrôle fiscal. Avec cette disposition, le devis signé d'un client doit immédiatement être archivé. Il correspondra forcément à une commande de matériel, une facture, etc. : Un excellent moyen d'éviter les doubles comptabilités… Le non respect de ces dispositions peut conduire à un rejet de la comptabilité. Le fisc peut alors être amené à reconstituer lui-même le chiffre d'affaires de l'entreprise en appliquant ses propres méthodes (calculs usuels, statistiques…) et à y appliquera un impôt majoré de 100 % !
Xavier Fodor, journaliste informatique et télécoms
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